就職活動を進めていくと企業とのメールのやりとりは避けて通れません。
説明会やインターンに参加する際の連絡や、参加後のお礼メール。面接の日程調整や、選考結果の連絡に対する返信など、さまざまなシーンでメールが必要になります。
普段は友人や大学、バイト先の先輩後輩などとLINEでのやり取りがメインだと思うので、急に企業相手にメールで文章を送るとなると迷いや不安もあると思いますが、この記事が少しでも参考になれば幸いです。
-目次-
・企業にメールを送るのが不安になる理由
・企業に対してメールをお送る際に心掛けること
・お礼メールを書く際のマナーとコツ
・送信ボタンを押す前に確認すること
・まとめ
企業にメールを送るのが不安になる理由
企業にメールを送る際、このメールの文面の印象は悪くないか、言い回しは間違っていないかなど不安になる人も多いのではないでしょうか？
不安になる理由としては、慣れないことをしているからです。
相手が就職を考えている企業ほど「採用担当者にどう思われるだろうか」と考えてしまい不安が大きくなります。
とはいえ、企業に対して送るメールを友達口調の文面で書いてしまう方は、私は出会ったことがありません。最低限「ですます調」で書かれていれば最悪の印象を与えることはないでしょう。
企業に対してメールを送る際に心掛けること
企業に対してメールを送る際には、スピード感を心掛けると良いです。
特に企業から送られてくるメールに対しては、翌日までの返信を心掛けましょう。
例えば課題や適性検査などの案内メールで、翌日までの対応が不可だとしても、
「○○の件、ご連絡ありがとうございます。期日の○○日までに提出させていただきます。」などリアクションを伝えておくことも重要です。
企業側からすると、何も反応がないよりかは、メールを確認して進捗を報告してくるだけでも印象は良くなります。
また、企業の営業時間内に返信をする方が良いなどの情報もありますが、弊社の担当者は特に時間は気にしていません。
終業後に来たメールは、翌営業日に確認するので企業側として負担になることはありません。
お礼メールを書く際のマナーとコツ
説明会やインターンに参加した際は、企業から参加に対してのアンケートや感想を求められるメールが来ることもあるでしょう。
そのような時は、ただアンケートの内容や感想を書くだけではなく、印象に残ったことなどは具体的に書いていきましょう。
「○○が良かった、勉強になった」とシンプル過ぎる文面は避けましょう。
何が良かったのか、体験したことで何が変化したか、どのような気付きがあったのかなどを書き記しておく方が、何かを吸収しようと積極的に参加されていたことが伝わってくるので印象が良くなりますね。
もう一つレベルを上げるとすれば、イベントに参加した際に関わった企業の人の名前を書くようにしてみて下さい。
「担当者の方が…」と書くよりは「担当の○○様が…」と書かれている方が、受け手にとっても嬉しい文面となるでしょう。
送信ボタンを押す前に確認すること
企業に対してのメールが準備出来た時の最終確認として、最初にやるべきことは誤字チェックです。
これは注意力が必要ですが誰でもできることなので、落ちついてチェックしましょう。
次にやるべきことは、文面を書き手の目線ではなく、受け手側として確認しましょう。
受け手側に立つことで、見やすくするための工夫（句読点や改行）、丁寧な言い回しになっているかといった印象チェックができます。
まとめ
企業に送るメールの基本的な構成や書き方は他のメディアでもたくさん紹介されているので、今回の記事では紹介していませんが、好印象を与えるためのマナーとコツをお伝えしました。
・最低限ですます調であること
・スピード感を心掛ける
・内容は具体的に、名前を添える
・落ちついて受け手側目線で最終チェック
これらを意識してメール作成をすれば、印象の良いメールメールが書けるようになります。
企業にメールを送る際には、この記事の内容を見返して書いてみて下さい。